Excel durch eine Business-Software ersetzen

Die Zeichen, dass die Datei am Limit ist

• Mehrere Personen arbeiten daran, und niemand weiss mehr, wer die richtige Version hat.
• Niemand weiss mehr, wer was geändert hat, noch wann. Ein Wert hat sich bewegt, niemand erinnert sich.
• Sie öffnet sich nicht auf dem Handy, oder schlecht. Im Feld notiert man auf Papier und überträgt es am Abend.
• Eine Formel ist gebrochen, und die falsche Zahl kursierte eine Woche lang, bevor es jemand merkte.
• Dieselben Angaben werden mehrfach erfasst: in der Datei, dann in der Rechnung, dann in der Mail an den Kunden.
• Nur eine Person versteht sie. Wenn sie in den Ferien ist, ist es die Datei auch.

Ein einzelnes Zeichen lässt sich umgehen. Drei zusammen, und die Datei sagt Ihnen, dass ihre Zeit vorbei ist.

Was eine Business-Software kann, was eine Datei nie können wird

Eine Business-Software ist keine hübschere Tabelle. Sie ist ein Werkzeug, das um Ihre Arbeitsweise herum gebaut ist, mit dem, was eine Datei nicht hat:

• Rechte: Jeder sieht und ändert, was ihn betrifft, nicht mehr.
• Eine Historie: Jede Änderung ist datiert und signiert. Man kann zurückgehen.
• Mehrere Personen gleichzeitig, im Büro und im Feld, an denselben Daten, ohne konkurrierende Versionen.
• Das Handy: vor Ort erfassen, einen Beleg fotografieren, ein Dossier im Keller nachschlagen, manchmal ohne Netz.
• Regeln, die halten: Ein Datum kann nicht in der Vergangenheit liegen, ein Betrag nicht leer sein, ein Kunde nicht zweimal existieren.
• Abläufe: Der freigegebene Auftrag erzeugt die Rechnung, die unbezahlte Rechnung löst die Erinnerung aus. Was Sie von Hand gemacht haben, passiert von selbst.
• Anbindungen an das, was Sie schon nutzen: Buchhaltung, Kalender, E-Mail.

Was man von der Datei behalten sollte

Die Datei hatte eine Qualität: ihre Flexibilität. Eine Spalte war in zehn Sekunden hinzugefügt. Eine gute Business-Software darf sie nicht verlieren: Felder, die man hinzufügen kann, Listen, die man nach eigenem Gusto sortiert und filtert, und vor allem ein Export. Ihre Daten müssen jederzeit mit einem Klick herauskommen, in einem offenen Format. Ein Werkzeug, das Ihre Daten als Geisel hält, ist kein Fortschritt.

Klein anfangen: der erste Umfang

Der klassische Fehler ist, alles auf einmal ersetzen zu wollen. Die Datei macht zehn Dinge; man verlangt eine Software, die zehn Dinge kann, wartet ein Jahr, und am Tag der Lieferung passt nichts mehr. Wir machen es umgekehrt:

• Den Teil wählen, der am meisten wehtut: den, bei dem Fehler kosten, oder den, der das Feld blockiert.
• Ihn in wenigen Wochen bauen, in die Hände derer legen, die ihn nutzen, korrigieren.
• Den Rest Stück für Stück ergänzen und die Datei für den Rest behalten, solange sie nützlich ist.

Das Budget hängt vor allem von der Zahl der Geschäftsregeln ab, nicht von der Zahl der Bildschirme. Wir kalkulieren einen ersten Umfang nach dem Briefing.

Ihre Daten: in der Schweiz, und Ihre

Eine Business-Software enthält Ihre Kunden, Ihre Preise, Ihre Margen. Zwei Fragen vor der Unterschrift: Wo werden die Daten gehostet, und wem gehören sie? Wir hosten in der Schweiz, unter Schweizer Recht und dem Bundesgesetz über den Datenschutz, und Code wie Daten bleiben Ihre. Sie können mit allem gehen, an dem Tag, an dem Sie es beschliessen.

Fazit

Eine Datei, die mit dem Unternehmen gewachsen ist, verdient Respekt, nicht Nostalgie. Wenn mehrere Personen, das Feld und die Fehler ins Spiel kommen, übernimmt eine Business-Software: erst klein, um Ihre Arbeitsweise herum gebaut, und mit Ihren Daten bei Ihnen.