Sostituire il proprio Excel con un software gestionale

I segni che il file ha raggiunto il limite

• Più persone ci lavorano, e non si sa più chi ha la versione giusta.
• Non si sa più chi ha cambiato cosa, né quando. Un valore è cambiato, nessuno se lo ricorda.
• Non si apre sul telefono, o si apre male. Sul campo si annota su un foglio e si ricopia la sera.
• Una formula si è rotta e il numero sbagliato ha circolato per una settimana prima che qualcuno se ne accorgesse.
• Le stesse informazioni vengono reinserite: nel file, poi nella fattura, poi nella mail al cliente.
• Una sola persona lo capisce. Quando è in vacanza, lo è anche il file.

Un solo segno si aggira. Tre insieme, è il file che vi dice che ha fatto il suo tempo.

Cosa fa un software gestionale che un file non farà mai

Un software gestionale non è un foglio di calcolo più carino. È uno strumento costruito attorno al vostro modo di lavorare, con ciò che un file non ha:

• Diritti: ognuno vede e modifica ciò che lo riguarda, niente di più.
• Una cronologia: ogni modifica è datata e firmata. Si può tornare indietro.
• Più persone contemporaneamente, in ufficio e sul campo, sullo stesso dato, senza versioni concorrenti.
• Il telefono: inserire sul posto, fotografare uno scontrino, consultare un fascicolo in cantina, a volte senza rete.
• Regole che reggono: una data non può essere nel passato, un importo non può essere vuoto, un cliente non può esistere due volte.
• Concatenazioni: l’ordine validato crea la fattura, la fattura non pagata attiva il promemoria. Quello che facevate a mano si fa da solo.
• Collegamenti con ciò che usate già: la contabilità, l’agenda, la posta.

Cosa conservare del file

Il file aveva una qualità: la sua flessibilità. Si aggiungeva una colonna in dieci secondi. Un buon software gestionale non deve perderla: campi che si possono aggiungere, elenchi che si possono ordinare e filtrare a modo proprio, e soprattutto un’esportazione. I vostri dati devono poter uscire in un clic, in un formato aperto, in qualsiasi momento. Uno strumento che tiene in ostaggio i vostri dati non è un progresso.

Cominciare in piccolo: il primo perimetro

L’errore classico è voler sostituire tutto in una volta. Il file fa dieci cose; si chiede un software che ne faccia dieci, si aspetta un anno, e il giorno della consegna niente corrisponde più. Noi facciamo il contrario:

• Scegliere la parte che fa più male: quella in cui gli errori costano, o quella che blocca il campo.
• Costruirla in qualche settimana, metterla nelle mani di chi la usa, correggere.
• Aggiungere il resto, pezzo per pezzo, tenendo il file per il resto finché serve.

Il budget dipende soprattutto dal numero di regole di business, non dal numero di schermate. Facciamo il preventivo di un primo perimetro dopo il cadrage.

I vostri dati: in Svizzera, e vostri

Un software gestionale contiene i vostri clienti, i vostri prezzi, i vostri margini. Due domande da fare prima di firmare: dove sono ospitati i dati, e a chi appartengono? Noi ospitiamo in Svizzera, sotto il diritto svizzero e la legge federale sulla protezione dei dati, e sia il codice sia i dati restano vostri. Potete andarvene con tutto, il giorno in cui lo decidete.

Conclusione

Un file cresciuto con l’azienda merita rispetto, non nostalgia. Quando più persone, il campo e gli errori si mettono di mezzo, un software gestionale prende il testimone: piccolo all’inizio, costruito attorno al vostro modo di fare, e con i vostri dati a casa vostra.